Fraudeprotocol stichting HOE

Fraude dient bij voorkeur te worden voorkomen, maar wanneer het zich voordoet is het zaak om het snel te herkennen en adequaat te reageren. Iedere vorm van fraude benadeelt de stichting in het realiseren van haar doelstellingen en heeft consequenties voor onze beeldvorming bij het grote publiek en in het bijzonder bij de eigen achterban. Alleen daarom al is fraude onaanvaardbaar. Mocht het toch ooit gebeuren, dan handelen wij conform dit protocol.

HOE visie op fraude

Vanuit onze Bijbelse verantwoordelijkheid vinden wij dat we goede rentmeesters dienen te zijn over de middelen welke ons ter beschikking zijn gesteld. Onze donateurs moeten de zekerheid hebben dat wij er alles aan doen om het door hen ter beschikking gestelde te laten renderen voor het Koninkrijk van God.

Wat ziet HOE als kenmerken van frauduleus handelen?

  • Er is sprake van opzet.
  • Er wordt een misleidende voorstelling van zaken gegeven.
  • Er is sprake van onrechtmatig of onwettig handelen (bv. valsheid in geschrifte, oplichting, bedrog, corruptie, diefstal en/of verduistering).
  • Contractbepalingen worden niet nagekomen.
  • Men is gericht op het behalen van financieel of materieel voordeel ten koste van benadeelden.

Welke maatregelen heeft HOE genomen om fraude tegen te gaan?

  • Het gehele bestuur draagt als collectief de verantwoordelijkheid voor het financieel beleid.
  • Er wordt gewerkt op basis van een adequate administratieve organisatie en interne controlestructuur.
  • De interne structuur wordt ten aanzien van de binnenkomende als de uitgaande geldstromen op transparante wijze vorm gegeven dusdanig dat fraude wordt voorkomen.
  • De jaarrekening van de stichting wordt gecontroleerd door een registeraccountant.
  • De jaarstukken worden, na vaststelling en goedkeuring, geplaatst op de website, zowel van het CBF als van de stichting.
  • Alle betalingen via het kantoor vinden plaats volgens het “vier ogen” principe.
  • Niemand beschikt privé over een betaalpas/creditcard die gekoppeld is aan een van de HOE-rekeningen.
  • Vrijwilligers declareren hun uitgaven aan de hand van onderliggende betaalbewijzen.
  • Standaard ontvangen de projecten onze bijdrage middels het bancaire betalingsverkeer.
  • In geval van overdracht van contant geld aan onze contactpersoon dient een tweede vrijwilliger hiervan getuige te zijn en wordt er voor ontvangst getekend door een onafhankelijke derde persoon.
  • Projecten met een jaarlijkse bijdrage tussen de € 1.000 en € 000 worden tenminste éénmaal per twee jaar bezocht. Bij een hogere jaarlijkse bijdrage dan € 5.000 worden de projecten jaarlijks bezocht.

 Welke signalen kunnen volgens HOE wijzen op mogelijk frauduleus handelen?

  • Ontbrekende, incomplete of niet tijdige rapportages.
  • Kostenposten worden opgevoerd voor niet uitgevoerde werkzaamheden, c.q. ondeugdelijke facturen.
  • Bedragen bestemd voor HOE worden niet of gedeeltelijk afgedragen.
  • Kasboeken met opvallend veel correcties.
  • Onduidelijke declaraties en ontbrekende bewijsstukken.
  • Vragen en/of signalen van buitenaf.

 Welke maatregelen zal HOE treffen bij een vermoeden van fraude?

  • Fraude, dan wel het vermoeden van fraude, kan gemeld worden bij één of meerdere bestuursleden die niet betrokken lijken te zijn.
  • Een vermoeden van fraude zal worden onderzocht om zo veel mogelijk gericht maatregelen te nemen en om onnodige schade te voorkomen.
  • Indien intern onderzoek het vermoeden van fraude bevestigt, dan wordt aangifte gedaan, zodat de zaak strafrechtelijk kan worden onderzocht en zo nodig vervolgd.
  • Indien nodig wordt hierbij ook de accountant betrokken. Over alle stappen die worden genomen wordt het bestuur geïnformeerd.
  • Indien er slechts sprake is van een vermoeden van fraude, dan worden in eerste instantie alleen de direct betrokkenen geïnformeerd. Het betreft in dit geval het voltallige bestuur van Stichting Hulp Oost-Europa. Individuele donateurs worden in dit stadium nog niet op de hoogte gebracht.
  • HOE zal als benadeelde partij het verduisterde bedrag, vermeerderd met de gemaakte kosten verhalen op de frauderende partij.
  • Ingeval een medewerker of vrijwilliger bij de fraude is betrokken zal de relatie met deze persoon worden verbroken.
  • Bovengenoemde maatregelen zijn onverkort van toepassing in geval de fraude wordt vermoed bij of veroorzaakt door derden, inclusief onze projectpartners en contacten in Oost-Europa.

 Communicatie over geconstateerde fraude

  • Een vermoeden of bewijs van fraude wordt direct kenbaar gemaakt aan organisaties die als donor of als uitvoerende instantie bij het onderhavige project zijn betrokken. Zij zullen ook intensief worden betrokken bij alle beslissingen rondom publiciteit en het verhalen van de schade.
  • In het jaarverslag wordt altijd melding gemaakt van feitelijke fraude, een poging tot fraude of een onderzoek op grond van het vermoeden van fraude.

 Bekendheid, publicatie en vaststellen fraudeprotocol

Het fraudeprotocol wordt middels extranet verspreid onder alle aan de stichting verbonden bestuurders, medewerkers en vrijwilligers. Daarnaast wordt het fraudeprotocol gepubliceerd op de website.

Van de aan Stichting HOE (Hulp Oost-Europa) verbonden bestuurders wordt verwacht dat zij de strekking van dit fraudeprotocol communiceren met de medewerkers en vrijwilligers.

Het gewijzigde fraudeprotocol is vastgesteld in de bestuursvergadering van 19 december 2018