Functiebeschrijving Bureaumanager

Doel:

Het (mede) ontwikkelen, ondersteunen en uitvoeren van het beleid en de bedrijfs­voe­ring van de stichting, het ondersteunen van het bestuur en het geven van leiding aan de kantoororganisatie.

Taken:

  • Het initiëren van en bijdragen aan beleidsontwikkeling.
  • Adequate ondersteuning van en advisering aan het bestuur.
  • Vertegenwoordigen van de stichting naar buiten.
  • Fondsenwervend stimulerend bezig zijn.
  • Dragen en bekrachtigen van het organisatieprofiel.
  • Relatiebeheer en voorlichting.
  • Het laten functioneren van de kantoororganisatie en de organisatie van de bedrijfsvoering.
  • Bewaken van de kwaliteit van de financiële en projectadministratie en financiële informatieverstrekking.
  • Plannen, uitvoeren, bewaken en controleren interne procedures.

Plaats in de organisatie:

De bureaumanager ontvangt met betrekking tot het stichtingsbeleid en het functio­neren van het kantoor leiding van de beleidscommissie. Rapporteert via de beleids­commissie aan het bestuur.

Hij/zij geeft leiding aan de vaste staf van kantoorpersoneel en de kantoorvrijwilligers.

Hij/zij neemt deel aan de vergaderingen van de beleidscommissie en het bestuur, echter zonder daarvan deel uit te maken.

Onderstaand de functiewerkzaamheden van de huidige bureaumanager:

  1. Beleidscommissie en bestuur
  • Neemt deel aan de vergaderingen.
  • Draagt bij aan de agendaplanning en -voorbereiding en stelt in overleg met de secretaris de agenda op.
  • Draagt bij aan de beleidsontwikkeling alsmede aan de uitvoering en implementatie van het beleid.
  • Levert beleidsmatige bijdragen (notities) aan ten behoeve van beleidsvoorberei­ding, beleidsvorming en informatie.
  • Levert vanuit specifieke deskundigheid een bijdrage aan de vaststelling van het te voeren beleid, bijvoorbeeld ten aanzien van evangelisatie, kinderwerk/jeugdwerk, onderwijs en gemeenteopbouw.
  • Draagt bij aan de terugkoppeling en evaluatie van de beleidsuitvoering.
  • Communiceert namens het bestuur, de uitkomsten van de vergaderingen met betrokkene(n) en draagt zorg voor de bewaking en follow-up daarvan.
  • Reist maximaal twee à drie keer per jaar naar Oost Europa (bij voorkeur in het gezelschap van een bestuurslid of een lid van één van de bestuurscommissies) teneinde het werkveld goed te kennen en inhoud te kunnen geven aan de taken in Nederland.
  • Neemt deel aan conferenties, inclusief de voorbereiding daarvan.
  • Is verantwoordelijk voor ontvangst van gasten en programma’s voor gesprekken. 
  1. Bestuurscommissies
  • Neemt, voor zover noodzakelijk en relevant, deel aan (gedeelten) van vergaderin­gen.
  • Onderneemt waar nodig actie met betrekking tot projecten.
  • Initieert het periodiek afleggen van verantwoording over de implementatie van het (meerjaren)beleid door middel van voortgangsrapportage aan het bestuur.
  1. Functioneren van het kantoor
  • Draagt zorg voor het functioneren van het kantoor, geeft leiding aan de staf en stuurt de kantoorvrijwilligers aan.
  • Stelt een werkplan op voor het kantoor en stemt dit af met de beleidscommissie.
  • Stelt een begroting op voor het kantoor en stemt die af met de penningmeester.
  • Regelt de kantoorbezetting en verdeelt de taken en verantwoordelijkheden binnen het kantoor.
  • Bevordert de samenhang tussen de verschillende activiteiten en werkzaamheden binnen het kantoor en bewaakt de afstemming hiervan.
  • Voert werkbesprekingen met kantoorpersoneel en -vrijwilligers.
  • Voert (tenminste jaarlijks) functioneringsgesprekken met kantoorpersoneel.
  • Bevordert de kwaliteit van de dienstverlening en draagt zorg voor een doelmatige aanwending van de beschikbare middelen.
  • Onderhoudt contact met de penningmeester over de financiën (in de ruimste zin des woords).
  • Is inhoudelijk verantwoordelijk voor de administratieve organisatie, procedures en interne controle; productiviteitsnormen en automatiseringstoepassingen.
  1. Relatiebeheer, voorlichting, publicaties en coördinatie daarvan
  • Initieert, informeert en presenteert het HOE-beleid en de activiteiten in het kader van voorlichting.
  • Biedt projecten aan en draagt zorg voor opvolging.
  • Voert besprekingen over de uitwerking van (voorgenomen) projecten.
  • Bevordert de samenwerking in de hulpverlening (LWG e.d.).
  • Is lid van de commissie CFP en draagt bij aan de ontwikkeling van het PUB beleid.
  • Is betrokken bij de planning van CFP activiteiten en verricht een aantal taken die daaruit voortvloeien.
  1. Communicatie algemeen
  • Communiceert op een effectieve en efficiënte wijze met zowel interne als externe contacten volgens de kaders van het vastgestelde beleid Fondsenwerving.
  • Draagt bij aan de beleidsontwikkeling ten aanzien van geldwerving.
  • Doet in overleg met de bestuurder PR, voorstellen, t.a.v. thema’s fondsenwerving. 
  1. Behandeling post, e-mail en telefoon
  • Behandelt inkomende post en e-mail.
  • Informeert het bestuur (tijdig) over voor hen relevante correspondentie.
  • Handelt de voor hem bestemde telefoongesprekken af en legt deze (voor zover relevant) vast.
  1. Financieel beleid en bedrijfsvoering
  • Zorgt (in samenwerking met de penningmeester) voor de ontwikkeling van het (meerjaren) financieel beleid.
  • Draagt bij aan de ontwikkeling en bewaking van de budgetten (ontwikkeling en bewaking is iets van de project- en financiële administratie).
  • Adviseert en ondersteunt de penningmeester en het bestuur betreffende het financiële beleid van de stichting.
  • Is samen met de penningmeester of zijn vervanger tekenbevoegd voor elektronisch bankieren voor alle stichtingsrekeningen.
  1. Financiële administratie en interne controle
  • Is eindverantwoordelijke voor het administreren van ontvangsten/facturen/­­declara­ties/salarisadministratiegegevens en projectbestedingen.
  • Toezien op correcte hantering van alle vastgestelde procedures en interne controle­maatregelen.
  1. Projectadministratie
  • Verwerken van de besluitvorming van de bestuurscommissies.
  • Fiatteren en verwerken van de voorschotbetalingen en voorschotbetalingen doen registreren.
  • Zorgdragen voor tijdige afwikkeling van verstrekte voorschotten.
  • Toezien op levering van reisverslagen.
  • Draagt voor zover van toepassing, zorg voor follow-up en archivering van reisver­slagen.
  • Houdt project dossiers up-to-date. 
  1. Personeels- en salarisadministratie
  • Beheert de wettelijk vereiste bescheiden per werknemer.
  • Neemt vaste medewerkers aan (en ontslaat hen eventueel), voert periodiek functio­nerings- en beoordelingsgesprekken en draagt waar nodig zorg voor bevordering.
  1. Maandelijkse incasso’s
  • Is inhoudelijk verantwoordelijk door de maandelijkse incasso’s, onder meer door de theoretische incasso te volgen.
  • Tekent incasso-opdrachten en betalingsopdrachten ingeval van restitutie.
  1. Tijdverantwoording
  • Ziet voor afgesproken periodes toe op een adequate tijdregistratie t.b.v. de onderbouwing van de toerekeningen volgens het CBF.
  1. Keurmerk/Centraal Bureau Fondsenwerving
  • Onderhoudt de contacten met het CBF.
    – Ziet toe op tijdige oplevering van gevraag­de informatie.
  1. Besprekingen met penningmeester
  • Voert regelmatig besprekingen met de penningmeester op het terrein van de financiën.
  1. Financiële administratie en interne controle
  • Doen administreren van ontvangsten/giften.
  • Doen administreren van inkomende facturen en declaraties/crediteuren.
  • Doen administreren van salarisadministratiegegevens.
  • Doen administreren van de projectbestedingen.
  • Doen administreren van alle overige zaken met betrekking tot de financiële administratie.
  1. Personeels- en salarisadministratie.
  • Registreert vakantie- en verlofdagen.
  • Onderhoudt contacten met het salarisadministratiebureau.
  • Verwerkt de ontvangen gegevens van de salarisadministratie.
  • Registreert ziektedagen en doet tijdig de ziektemelding.
  1. Overige, bijkomende taken:
  • Neemt deel aan relevante netwerken.
  • Draagt zorg voor een dagelijkse back-up van de server en het bewaren van de laatste back-up buiten het kantoor.
  • Voor zover hierboven niet beschreven, wordt in overleg met beleidscommissie besloten wat te doen.

Bovenstaande punten bevatten een aantal ‘uitbestede’ werkzaamheden maar blijven staan onder de verantwoordelijkheid van de bureau­manager.

[ssba]