Welkom als vrijwilliger

Hoe kunnen we helpen?

Je bent hier:

Welkom als vrijwilliger bij stichting HOE

Wat fijn dat je vrijwilligerswerk wilt doen voor HOE. Stichting Hulp Oost-Europa (HOE) is een vrijwilligersorganisatie waar het grootste deel van het werk wordt gedaan door mensen die zich pro Deo inzetten. Zonder de bijdrage van de vrijwilligers zou veel van het huidige werk niet gedaan kunnen worden. In dit document vindt je alle formele informatie die nodig is voor het werk bij HOE.

De vrijwilligers verrichten taken op allerlei niveaus. HOE verwacht dat een vrijwilliger zich aan de stichting en het werk committeert: de vrijwilliger staat achter de grondslag, visie en de doelstelling van de stichting, weet zich daarmee verbonden en zal van daaruit werken.

Binnen HOE bestaan verschillende vrijwilligersfuncties:
1.      Bestuursleden en leden van de Raad van Toezicht.
2.      Leden van bestuurscommissies (BC’s).
3.      Kantoorvrijwilligers.
4.      Diverse vrijwillige (soms tijdelijke) medewerkers.
5.      Ambassadeur (voor bepaalde periode)

De werving van nieuwe vrijwilligers gebeurt op basis van een algemeen profiel en de vrijwilligers worden gezocht in het ‘eigen’ netwerk.  Ambassadeurs van HOE (voor één jaar) worden geworven uit de deelnemers van een diaconale HOE-reis.

Als een toekomstige vrijwilliger en HOE het eens zijn over de inzet van de vrijwilliger, wordt dit vastgelegd in een taakomschrijving, aangevuld met eventueel gemaakte afspraken. Zowel de vrijwilliger als de verantwoordelijke van HOE tekenen deze, waarmee de benoeming een feit is en beide partijen weten wat ze van elkaar kunnen verwachten.

Afhankelijk van de keuze voor welke commissie je je gaat inzetten wordt je begeleid door de werkverantwoordelijke van die commissie. Die begeleiding vindt plaats op basis van een inwerkplan van ongeveer zes maanden. Na deze periode wordt bekeken of de werkzaamheden en de gang van zaken naar verwachting verlopen zijn. Is dit het geval, dan wordt je officieel benoemd als vrijwilliger.  Om de twee jaar wordt een evaluatie-gesprek gevoerd om te zien of de werkzaamheden en wederzijdse verwachtingen nog bij elkaar aansluiten. Van dit gesprek worden gemaakte afspraken, wensen en verbeterpunten schriftelijk vastgelegd.  Er is binnen de HOE ook aandacht voor een goede werksfeer, voor het welzijn van de vrijwilliger en goede onderlinge contacten.Daarom is er sinds enkele jaren een ‘coördinator vrijwilligers’. Zij onderhoudt contact met je, leeft mee in lief en leed en geeft zo nodig gerichte aandacht.

Bij beëindiging van het vrijwilligerswerk, wordt een exitgesprek gevoerd met deze coördinator.

Verwachtingen

Zowel HOE en jij als vrijwilliger hebben bepaalde verwachtingen.

Als vrijwilliger werk je samen met alle betrokkenen bij HOE  aan een inhoudelijk doel. Je houdt je aan de regels en de procedures van de organisatie, zoals vastgelegd in de statuten.

De vrijwilliger doet zoveel mogelijk mee aan de deskundigheidsbevordering die door de stichting wordt aangeboden.

De vrijwilliger heeft een binding met de achterban van HOE.

De HOE houdt rekening met de capaciteiten, de beschikbare tijd en de belangstelling van de vrijwilliger en geeft duidelijk aan wat de taak en de omvang van de taak is en de tijd die dit vraagt.

Bij onverhoopte problemen of conflicten over het werk is het goed om te overleggen met je werkverantwoordelijke. Zowel de werkverantwoordelijke als de vrijwilliger kunnen de coördinator erbij betrekken en in zorgvuldig overleg wordt naar een begaanbare weg gezocht. HOE hecht aan een open en zorgvuldige interne communicatie.

Informatie

De vrijwilligers worden mondeling geïnformeerd over de gang van zaken binnen HOE tijdens vergaderingen en schriftelijk via Inform@il (digitale nieuwsbrief van HOE met wetenswaardigheden en relevante informatie voor de stichting) en via Extranet voor documentatie. De toegang voor Extranet is afhankelijk van je functie als vrijwilliger.

HOE organiseert bijeenkomsten (nieuwjaarsbijeenkomst, beleidsbijeenkomsten) om het contact met de vrijwilligers te onderhouden en de betrokkenheid te vergroten. Daarnaast is er een jaarlijks uitje voor ‘vaste’ HOE kantoormensen. Vrijwilligers mogen in overleg meereizen met projectbezoeken.

[ssba]