Integriteitsbeleid stichting HOE (Hulp Oost-Europa)

Het integriteitsbeleid van stichting HOE richt zich op het voorkomen en behandelen van integriteitsschendingen.

Niet-integer gedrag valt niet volledig te voorkomen of uit te sluiten. 

Na melding en onderzoek wordt de melding doorgezet naar de BEL en vervolgens eventueel naar het gehele bestuur. Het bestuur is bevoegd om disciplinaire maatregelen op te leggen.

Protocol ongewenst gedrag
Stichting HOE doet er alles aan om integriteitsschendingen te voorkomen. Wanneer onverhoopt toch een ongewenste situatie ontstaat dan beschrijft dit protocol hoe te handelen bij een klacht (via de klachtenprocedure), een misstand of grensoverschrijdend gedrag.

HOE heeft een sterke voorkeur voor gepersonaliseerde klachten. Anonieme klachten worden wel in behandeling genomen, maar melder moet zich realiseren dat er geen terugkoppeling kan plaatsvinden. Het staat de klachtencommissie vrij om klachten die betrekking hebben op gebeurtenissen van meer dan een jaar geleden niet te behandelen.

Na het onderzoek wordt een schriftelijk rapport aan het bestuur en betrokkenen gestuurd.

Zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen drie maanden na ontvangst van de klacht brengt de klachtencommissie een schriftelijke rapportage uit aan het bestuur. Deze rapportage wordt naast het bestuur ook aan de directbetrokkenen gestuurd, alsmede aan de vertrouwenspersoon indien hij/zij bij de klacht betrokken was.

Indien de persoon die de klacht heeft ingediend besluit om geen formele aangifte te doen, wordt de klacht met beider toestemming als afgehandeld beschouwd.

Alle betrokkenen dienen de gegevens die hen ter kennis worden gesteld strikt vertrouwelijk te behandelen en te blijven behandelen, ook als ze niet meer betrokken zijn bij de Stichting

Wanneer er sprake is van een strafbaar feit is het aan de autoriteiten om aan waarheidsvinding te doen. In dat geval zullen we de uitkomst van het (strafrechtelijk) onderzoek afwachten alvorens vergaande vervolgstappen te nemen.

Jaarlijks dienen de vertrouwenspersonen een geanonimiseerd schriftelijk verslag in van hun werkzaamheden.

Extern melden – Klachtencommissie Prisma

Het heeft de voorkeur om grensoverschrijdend gedrag eerst intern te melden (zie hierboven) zodat we in staat zijn orde op zaken te stellen. Als u van mening bent dat uw melding niet of niet voldoende naar tevredenheid is afgehandeld en/of er onvoldoende wordt gehandeld op basis van de conclusies van het onderzoek, kunt u besluiten om melding te doen bij de externe klachtencommissie van Prisma. In het geval uw melding betrekking heeft op grensoverschrijdend handelen van het Bestuur of een lid van de Raad van Toezicht meldt u zich direct bij de klachtencommissie van Prisma.

De klachtencommissie van Prisma heeft een eigen klachtenregeling die de te volgen procedure bij het doen van een melding bij deze commissie beschrijft. Het is belangrijk om te weten dat deze klachtencommissie de melding alleen in behandeling neemt als eerst de interne procedure is doorlopen (m.u.v. meldingen die betrekking hebben op het handelen van de het Bestuur of een lid van de Raad van Toezicht).

U kunt uw melding doen bij de klachtencommissie van Prisma door uw klacht te sturen naar klachtencommissie@prisma.org. Voor verdere vereisten voor het doen van de melding wordt verwezen naar hoofdstuk 3 van de ‘Klachtenregeling Prisma’.

De klachtencommissie volgt nu haar eigen procedure, zoals beschreven in hoofdstuk 4 van de ‘Klachtenregeling Prisma’.

De CEO deelt u en de klachtencommissie binnen een maand na ontvangst van het oordeel van de klachtencommissie schriftelijk mee of hij naar aanleiding van het oordeel van de klachtencommissie maatregelen zal nemen, en zo ja welke dat zijn (zie verder artikel 15 van de ‘Klachtenregeling Prisma’). Afwijking van het advies c.q. de aanbeveling van de klachtencommissie over de te nemen maatregelen dienen door de CEO deugdelijk te worden gemotiveerd. Wanneer de melding betrekking heeft op het handelen van de CEO of een lid van de Raad van Toezicht geldt voor voornoemde dat de voorzitter c.q. vicevoorzitter u en de klachtencommissie zal informeren.

Deze procedure sluit de gang naar een andere daartoe geëigende instantie, zoals het Huis voor de Klokkenluiders, de Arbeidsinspectie of burgerlijke, administratieve en/of strafrechter niet uit.