Gedragscode fondsenwerving

Begrippen, doelgroepen, toepasselijkheid en registratie

1.1.  Begrippen

1.1.1 Gedragscode

Een verzameling regels met betrekking tot het gedrag op een bepaald gebied.

1.1.2 Fondsenwerving

Het werven van fondsen zoals donaties, erfstellingen, legaten, particuliere giften, overheidssubsidies en sponsorgelden.

1.1.3 Sponsoring

Een wederkerige overeenkomst, waarbij de ene partij, de sponsor, een op geld waardeerbare prestatie levert, waartegen de andere partij, de gesponsorde, communicatiemogelijkheden en/of andere faciliteiten verschaft ten behoeve van de sponsor, die direct of indirect voortvloeien uit de activiteiten van de ge-sponsorde.

1.1.4 Donatie

Een op geld waardeerbare prestatie, waar geen substantiële of op geld waardeerbare tegenprestatie tegenover staat.

1.2.  Toepasselijkheid

De Gedragscode is integraal van toepassing op alle fondsenwervingsactiviteiten en eventueel sponsorovereenkomsten van stichting Hulp Oost-Europa.

2. Gedragsregels

2.1.  Algemene gedragsregels

a) Fondsenwerving zal altijd direct of indirect ten doel hebben het werk van de stichting te bevorderen.

b) Alle bij fondsenwerving betrokken partijen zullen te allen tijde verantwoordelijkheidsgevoel tonen ten opzichte van publiek en andere betrokkenen.

c) De bij fondsenwerving betrokken partijen zullen te allen tijde respect tonen voor elkaar en voor degene waarvoor fondsen geworven worden.

d) Fondsenwerving zal nooit in strijd zijn met de wet en andere van toepassing zijnde regelgeving.

e) Fondsenwerving zal in overeenstemming zijn met de zorgvuldigheid die in het maatschappelijk verkeer betaamt, met de goede smaak en met algemene fatsoensregels.

f) Fondsenwerving zal niet de onafhankelijkheid, betrouwbaarheid en geloofwaardigheid van de stichting en/of de sector in het algemeen en/of de wederpartij aantasten.

g) Donateurs en personeel van de stichting zullen zich op de hoogte kunnen stellen van het voorgenomen en gevoerde beleid inzake fondsenwerving.

2.2.  Selectie van doelen voor fondsenwerving

Het doel van fondsenwerving kan slechts zijn het financieren van activiteiten van stichting Hulp Oost-Europa, die ingekaderd zijn binnen de beleidsnotitie 2006 – 2009.

2.3.  Sponsoring

2.3.1. Selectie van sponsors

Elk bedrijf dat projecten wil sponsoren met respect voor de belangen van de stichting en haar maatschappelijke functies zal in beginsel als partner verwelkomd en met respect voor diens zakelijke belangen bejegend worden. Echter de goede naam van de stichting dient beschermd te worden. Daartoe zullen bedrijven die producten fabriceren en/of verhandelen of andere activiteiten ontplooien, die naar algemeen aanvaarde opvattingen schadelijk zijn of kunnen zijn, bij voorbaat geweerd worden als sponsor. Associaties met producten, die door de overheid als schadelijk worden aangemerkt, en/of die volgens algemeen aanvaarde opvattingen schadelijk zijn, zullen nadrukkelijk vermeden worden.

2.3.2. Het sluiten van overeenkomsten

Overeenkomsten tot sponsoring zullen uitsluitend schriftelijk worden aangegaan.

2.3.3. Tegenprestaties

Tegenprestaties voor sponsoring worden per sponsor besproken en vastgelegd.

2.3.4. Belangenverstrengeling

De sponsor zal niet als voorwaarde stellen dat hij direct of indirect beslissende invloed krijgt op het vaststellen en/of uitvoeren van het beleid van gesponsorde, noch zal hij ernaar streven een dergelijke invloed in de praktijk te verwerven. Het bestuur van de organisatie houdt ten allen tijden de eindverantwoordelijkheid.

2.3.5. Uitvoering van overeenkomsten

a) Zowel de sponsor als de gesponsorde neemt met het aangaan van de sponsorovereenkomst de verplichting op zich de afgesproken prestaties en tegen-prestaties naar behoren te leveren.

b) Zowel de sponsor als de gesponsorde neemt met het aangaan van de sponsorovereenkomst de verplichting op zich om in geval van verschil van mening over de kwaliteit van de geleverde prestatie of tegenprestatie, in goed onderling overleg een voor beide partijen aanvaardbare oplossing te zoeken.

2.3.7. Publiciteit

a) Sponsor en gesponsorde maken in hun communicatie-uitingen slechts gebruik van elkaars naam voor zover dat met zoveel woorden in de sponsorovereenkomst is overeengekomen of indien daartoe in een later stadium met zoveel woorden toestemming is verleend door de wederpartij.

b) Sponsor en gesponsorde dragen zorg voor een gepaste aard en omvang van openbare communicatie-uitingen.

2.4.  Donaties

2.4.1. Selectie van donateurs

Alle kerken, particulieren, particuliere fondsen, alle bedrijven, instellingen en andere organisaties die projecten van de stichting willen steunen, met respect voor de belangen van de stichting, zullen naar algemene fatsoensnormen en met respect voor hun wensen behandeld en bejegend worden.

Donaties worden niet geaccepteerd waarbij, gezien de reputatie van de donateur, het risico bestaat dat de geloofwaardigheid van de stichting in het geding kan komen.

2.4.2. Voorwaarden bij donaties

De stichting zal geen donaties accepteren voor zover de donateur deze een bestemming wenst te geven die strijdig is met deze gedragscode.

Onverminderd het bepaalde in het vorige lid zal de stichting erop toezien dat giften die de donateur een specifieke bestemming wenst te geven, die bestemming krijgen.

2.4.4. Privacy van donateurs

a) De namen van individuele donateurs zullen niet openbaar gemaakt worden zonder gerichte schriftelijke toestemming van de betreffende donateurs.

b) De op naam terug te voeren gegevens van donateurs zullen niet beschikbaar worden gesteld aan derden.

c) De stichting zal zich strikt houden aan de Wet op de Persoonsregistraties en andere relevante wetgeving in al hun activiteiten op het gebied van fondsenwerving.

2.5.  Publicitaire uitingen

De stichting benadert in haar publicaties potentiële donateurs en sponsors met respect. Dat wil zeggen dat de donaties uitdrukkelijk op basis van vrijwilligheid gedaan worden. Er mag geen sprake zijn van agressieve benadering.

2.6.  Financieel beheer

De stichting draagt zorg voor een getrouwe financiële verantwoording betreffende alle opbrengsten uit fondsenwerving en de daaraan verbonden kosten, alsmede alle activiteiten die met de opbrengsten, na aftrek van de kosten zijn gefinancierd.

2.7.  Openbaarheid

a) De stichting publiceert in haar jaarverslag de in artikel 2.6 bedoelde gegevens.

b) De stichting geeft in haar jaarverslag het getotaliseerde bedrag aan donaties, het getotaliseerde bedrag aan erfstellingen en legaten, het getotaliseerde bedrag aan overige inkomsten uit fondsenwerving, van de activiteiten die met de genoemde bijdragen zijn gerealiseerd of gerealiseerd zullen worden, alsmede van de aan de fondsenwerving verbonden kosten.

c) De stichting publiceert in haar jaarverslag geen apart overzicht van bedragen van sponsors tenzij dit expliciet in de overeenkomst is vastgelegd. De bedragen worden opgenomen in het totaal bedrag aan donaties.

2.8.  Klachten

Klachten over niet-naleving van de Gedragscode, worden volgens de klachtenprocedure behandeld.

2.9.  Datum inwerkingtreding

De gedragscode is per 1 juli 2006 in werking getreden.

Share on FacebookShare on Google+Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn