Privacyverklaring

Algemeen

In dit privacy statement (hierna privacyverklaring genoemd) informeert Stichting Hulp Oost-Europa (hierna HOE genoemd) u over de wijze waarop HOE persoonsgegevens verwerkt, voor welke doeleinden HOE persoonsgegevens verwerkt, wat uw rechten zijn (als HOE persoonsgegevens van u verwerkt) en andere informatie die te maken heeft met de wijze waarop HOE omgaat met persoonsgegevens. Het gaat hierbij om persoonsgegevens van alle relaties van HOE, verkregen via verschillende aanmeldprocessen als donateur, als vrijwilliger, als deelnemer aan werkvakanties, als geïnteresseerde of als nieuwsbriefontvanger.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een natuurlijke persoon zeggen. Bijvoorbeeld naam, e-mailadres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar een natuurlijke persoon herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens.

Stichting Hulp Oost-Europa (HOE)

HOE is gericht op een juiste en zorgvuldige wijze van verzamelen en verwerken van persoonsgegevens van donateurs, vrijwilligers, deelnemers aan werkvakanties nieuwsbriefontvangers en overige geïnteresseerden. HOE verwerkt hun persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wetgeving ten aanzien van de bescherming van persoonsgegevens. Met ingang van 25 mei 2018 is dat de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). HOE is verantwoordelijke in de zin van de AVG.

Wilt u hierover contact opnemen met HOE, gebruik dan de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

Welke persoonsgegevens verzamelt HOE en wat wordt er mee gedaan?

HOE verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld donateurs, vrijwilligers, deelnemers aan werkvakanties, nieuwsbriefontvangers en andere geïnteresseerden. HOE verzamelt alleen persoonsgegevens uit uw eigen aanmelding of registratie.

De categorieën persoonsgegevens die HOE verwerkt zijn:

  • Persoonlijke gegevens (naam, geslacht, (e-mail)adres, telefoonnummer, geboortedatum)
  • Financiële gegevens (IBAN, betaalgegevens)

HOE verzamelt en verwerkt alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt.

Deze doeleinden zijn: het beheren van de donateursadministratie en de financiële administratie, het ontvangen van donaties, (geanonimiseerd) statistisch onderzoek, het voeren van acties voor donateurs- en fondsenwerving en het gericht informeren over activiteiten en bijeenkomsten.

Donateurs

HOE verwerkt uw naam, geslacht, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, relatienummer, financiële gegevens en geboortedatum voor:

  • Het beheren van de donateursadministratie
  • Het beheren van de financiële administratie
  • Donateurs- en fondsenwerving
  • Het gericht verzenden van informatie en uitnodigingen voor activiteiten en bijeenkomsten.
  • Statistisch onderzoek (geanonimiseerd)

Vrijwilligers

HOE verwerkt uw naam, geslacht, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, relatienummer, financiële gegevens, geboortedatum en de vrijwilligersfunctie binnen HOE voor:

  • Het beheren van het vrijwilligersbestand
  • Het organiseren van de diverse kantoorwerkzaamheden
  • Het beheren van de financiële administratie
  • Donateurs- en fondsenwerving
  • Het gericht verzenden van informatie en uitnodigingen voor activiteiten en bijeenkomsten.
  • Statistisch onderzoek (geanonimiseerd)

Nieuwsbriefontvangers

HOE verwerkt uw naam, geslacht, e-mailadres, datum van registratie, relatienummer en leesgedrag van nieuwsbrieven voor:

  • Het verzenden van mailings waar u zich voor hebt aangemeld
  • Donateurs- en fondsenwerving
  • Statistisch onderzoek (geanonimiseerd)

Deelnemers aan werkvakanties

HOE verwerkt uw naam, geslacht, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, relatienummer, financiële gegevens en geboortedatum voor:

  • Het organiseren van reis en verblijf in relatie tot het betreffende project
  • Het beheren van de financiële administratie
  • Donateurs- en fondsenwerving
  • Het gericht verzenden van informatie en uitnodigingen voor activiteiten en bijeenkomsten.
  • Statistisch onderzoek (geanonimiseerd)

Overige geïnteresseerden

Bij informatieaanvragen of aanmeldingen voor bijeenkomsten voor geïnteresseerden verwerkt HOE  alleen persoonsgegevens die voor dat doel noodzakelijk zijn. Het gaat hierbij om uw naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum voor:

  • Het verzenden van de door u aangevraagde informatie
  • Het gericht verzenden van informatie over een bijeenkomst waar u zich voor hebt aangemeld
  • Donateurs- en fondsenwerving
  • Statistisch onderzoek (geanonimiseerd)

Hoe lang bewaart HOE uw persoonsgegevens?

HOE bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld.

De bewaartermijn voor persoonsgegevens is afhankelijk van het doeleinde waarvoor de persoonsgegevens worden gebruikt. Zo moeten bepaalde persoonsgegevens (zoals naam en adres van donateurs en andere giftgevers) op grond van wettelijke voorschriften verplicht zeven jaar worden bewaard. Nadat uw persoonsgegevens niet meer noodzakelijk zijn, worden deze verwijderd.

Hoe gaat HOE om met beveiliging, vertrouwelijkheid en externe partijen?

Wij zijn ons ervan bewust dat persoonsgegevens aan ons zijn toevertrouwd en dat wij daar vertrouwelijk mee om dienen te gaan. Persoonsgegevens worden veilig en zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor gebruik binnen HOE of voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt.

HOE heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Wie kan er bij uw persoonsgegevens?

Binnen HOE worden persoonsgegevens verzameld en verwerkt door de medewerkers en vrijwilligers verbonden aan het HOE-kantoor in Barneveld.

Alleen de medewerkers en vrijwilligers die belast zijn met de donateursadministratie kunnen de

persoonsgegevens inzien en wijzigingen aanbrengen.

Voor alle medewerkers en vrijwilligers zal bij de komende installatie van de nieuwe server een systeem van tweestaps-authenticatie worden ingevoerd. Deze beveiliging zal ook worden gehanteerd in geval van remote werken op de server.

Alle medewerkers en vrijwilligers zijn geïnstrueerd over een zorgvuldige wijze van omgaan met persoonsgegevens.

Bij elk proces van verwerking van persoonsgegevens komt menselijk handelen te pas. HOE maakt geen gebruik van automatisch verwerkte gegevens op basis van profilering of van enig andere manier van geautomatiseerde besluitvorming.

Uitwisseling van persoonsgegevens met externe partijen

Persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de activiteiten van HOE en worden dus niet gedeeld met externe organisaties, tenzij de betrokken relaties daar zelf expliciet toestemming voor geven of tenzij er een gerechtvaardigd doel wordt gediend met het inschakelen van externe dienstaanbieders.

Persoonsgegevens worden gedeeld met dergelijke externe dienstaanbieders voor het faciliteren van de donateurs- en financiële administratie, het verzenden van magazines en andere post en digitale mailings, het beheer van (mail-)servers, hosting van de website e.d.

Wanneer HOE persoonsgegevens laat verwerken door externe dienstaanbieders (volgens de AVG een Verwerker), hebben HOE en de verwerker duidelijke afspraken gemaakt over het verwerken en de beveiliging van de persoonsgegevens (vastgelegd in een zgn. verwerkersovereenkomst).

Wat zijn uw rechten?

De AVG geeft mensen meer zeggenschap over hun persoonsgegevens. Volgens de AVG heeft u verschillende rechten als het gaat om uw persoonsgegevens die HOE verwerkt:

  • het recht van informatie (daar dient deze privacyverklaring voor)
  • het recht van inzage
  • het recht van correctie
  • het recht van verwijdering
  • het recht om toestemming in te trekken

U kunt op elk moment een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens doen, of u kunt uw toestemming intrekken m.b.t. het gebruik van deze gegevens.

Wanneer u aangeeft niet langer (via een bepaald medium) te willen worden benaderd, dan zal HOE u daarvoor afmelden en uw persoonsgegevens niet langer gebruiken voor dat doel.

Zo’n verzoek kunt u indienen per e-mail: info@stichtinghoe.nl of via Postbus 455, 3770 AL Barneveld.

Op de site van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u voorbeeldbrieven voor dergelijke verzoeken.

Houd er rekening mee dat HOE in sommige gevallen om aanvullende informatie kan vragen om uw identiteit vast te stellen.

Houd er tevens rekening mee dat HOE in verband met wettelijke verplichtingen (zoals bewaartermijn voor de financiële administratie) niet alle persoonsgegevens stante pede mag verwijderen.