Belanghebbenden

Hieronder verstaan we diegenen die in Nederland betrokken zijn bij de uitvoering van het werk van onze stichting. We onderscheiden twee groepen. Het uitgangspunt is op welke wijze Hulp Oost-Europa verantwoording aflegt van uitvoering en beleid en/of informatie verstrekt aan de hieronder genoemde groepen.

Groep die financieel bijdraagt aan het werk van de stichting

Donateurs

Donateurs worden als belanghebbenden geïnformeerd via het blad h-magazine en/of de digitale versie daarvan. Deelnemers aan sponsorprogramma’s krijgen specifiek gerichte informatie, die voldoet aan de behoefte van deze sterk op het project betrokken mensen. Daarnaast ontvingen donateurs die een speciaal project ondersteunen een bedankbrief met informatie over de stand van zaken over het door hen gesteunde project. Alle nieuwe donateurs worden telefonisch benaderd en bedankt voor hun gift. Ze krijgen dan ook de mogelijkheid te kiezen op de hoogte te blijven van het werk of niet. Uit de reacties blijkt dat mensen deze manier van communiceren waarderen. Leden van het bestuur en de commissie Fondsenwerving en Publiciteit bellen een avond betrokken donateurs om hen te bedanken voor hun bijdrage.

Kerken en scholen

Deze groep belanghebbenden wordt op de hoogte gehouden via gerichte mailings of wordt telefonisch benaderd. In telefonische contacten staat de informatiebehoefte centraal, maar wordt ook geprobeerd de belanghebbenden te bewegen financieel bij te dragen.

Diaconieën ontvangen twee keer het magazine. Met regelmaat wordt contact gelegd met diaconieën om ze blijvend te betrekken bij het werk van de stichting en om afhakende of achterblijvende diaconieën opnieuw te interesseren.

In 2016 dienen we een aanvraag in om op de goede doelenlijst van de Christelijke Gereformeerde Kerk te komen staan. Op 1 maart 2017 is dit daadwerkelijk gebeurd.

Scholen krijgen op verzoek informatie aangeboden en in de meeste gevallen resulteert dat in een fondsenwervingsactie. In 2016 organiseert De protestants christelijke school De Meerwaarde in Barneveld een goededoelendag. De opbrengst van deze actie is 6.500 euro.

Jongeren

Jongeren vormen een afzonderlijke doelgroep van belanghebbenden. Ze worden bij het werk van de stichting betrokken via de Jongerencommissie. Deze commissie organiseert onder het label ‘VakantiePlus’ werkvakanties naar projecten in Oost-Europa. De e-mailing werd regelmatig verstuurd naar bijna 2.500 jongeren. Er is een speciale website www.vakantieplus.nl. De website is vooral gericht op het aanbieden van werkvakanties en geeft mogelijkheden voor weblogs en andere manieren van interactieve betrokkenheid. De facebookpagina werd in 2016 veelvuldig ingezet om belangstellenden op de hoogte te houden.

Werkgroepen

De stichting heeft contact met meerdere werkgroepen. Er wordt bijvoorbeeld al ruim tien jaar nauw samengewerkt met gemeenten die projecten hebben in Polen. De Polenwerkgroep functioneert als een platform tussen HOE en deze gemeenten.

Fondsen

De stichting onderhoudt contact met enkele fondsen die specifieke projecten ondersteunen. Er worden afspraken gemaakt over het voortgaande begrotingsproces, de rapportage en de evaluatie met betrekking tot de projecten.

Groep die als vrijwilliger betrokken is bij het werk van de stichting

Vrijwilligers

De stichting is sterk afhankelijk van vrijwilligers. Deze grote groep belanghebbenden wordt ingeschakeld bij activiteiten en werkzaamheden gericht op de uitvoering van projecten en het goed laten functioneren van de stichting en het kantoor. Vanwege het grote belang is beleid ontwikkeld rond ‘werken met vrijwilligers’. Vrijwilligers worden uitgenodigd voor bijeenkomsten van verschillend karakter: de nieuwjaarsbijeenkomst (onderlinge band versterken) en beleidsconferenties (meedenken met beleid). Door middel van extranet (met regelmatig een interne nieuwsbrief (Inform@il)) wordt het met elkaar meeleven gestimuleerd en geeft het bestuur informatie over bestuurszaken. Ook nieuwsberichten uit het werkgebied worden via Inform@il en/of via de website gedeeld met de vrijwilligers.

Ongeveer 100 vrijwilligers zetten zich in voor het werk van stichting Hulp Oost-Europa. Naast de bestuursleden, de leden van de raad van toezicht en de bestuurscommissies, zijn er op allerlei fronten vrijwilligers actief. We noemen er enkele: de vrijwilligers in het depot in Delft. Op deze locatie werden goederen in ontvangst genomen en transporten samengesteld met veelal tweedehands goederen. De vrijwilligers die betrokken zijn bij de uitvoering van allerlei kantoortaken namen de vaste medewerkers veel werk uit handen. Dankzij hun inzet kon de personeelsbezetting van het kantoor beperkt blijven en daarmee ook de personeelskosten.

De correspondentie met sponsorouders en de kinderen wordt door vrijwilligers verzorgd. Het gaat dan om de sponsoring van kinderen in het kindertehuis ‘De Barmhartige Samaritaan’ in Velika Dobron (Oekraïne) en ondersteuning van evangelisten en arme gezinnen in het oosten van Roemenië.

[ssba]